Blog

Ce reprezintă Serviciul de Arhivare a documentelor?

Arhivarea documentelor presupune un proces de sistematizare și stocare a documentelor. Arhivarea se face pentru păstrarea documentelor în siguranță. În același timp, arhivarea este o cerință legală (compliance) față de toate societățile comerciale. În principal, exigențele legale referitoare la arhivare se referă la obligația societăților comerciale de a-și justifica activitatea atunci când este necesar. 

Procesul de arhivare este necesar pentru orice companie, deoarece:
- oferă acces securizat şi rapid la date şi documente;
- asigură păstrarea documentelor în ordine;
- evită riscul de pierdere a documentelor;

Există două modalităţi de arhivare: fizică și electronică.
- Arhivare fizică constă în prelucrarea și stocarea fizică a documentelor, cu întocmirea instrumentelor de evidență;
- Arhivare electronică constă în scanarea, prelucrarea şi stocarea digitală a documentelor, cu întocmirea instrumentelor de evidență electronică.

Cerințele privind arhivarea documentelor financiar-contabile sunt valabile a fortiori. Legea stabilește obligația expresă pentru societățile comerciale de a păstra astfel de documente, termenul de păstrare fiind stabilit pentru fiecare tip de document în parte și poate fi între 3 și 75 ani. Nerespectarea acestor cerințe atrage răspundere legală pentru administratorul societății comerciale.

Păstrarea documentelor în ordine și siguranță prezintă și un interes practic pentru orice societate comercială. Aceasta deoarece, practica arată că documentele din arhivă sunt deseori necesare pentru a fi folosite în raport cu autoritățile de stat (organe fiscale, instanțe de judecată și altele), precum și în raport cu partenerii de afaceri sau clienții.

Echipa CECO dispune de resursele și expertiza necesară pentru a prelua asupra sa grijile și sarcinile legate de procesele de arhivarea documentelor. În acest sens, CECO oferă următoarele servicii: 
Arhivare fizică:
- sortarea și ordonarea documentelor, cu constituirea dosarelor;
- selecţionarea și inventarierea documentelor; 
- stocarea documentelor în depozitul special al CECO (securizat conform cerințelor speciale).
Arhivare electronică:
- scanarea documentelor;
- prelucrarea documentelor;
- arhivarea și indexarea dosarelor electronice, cu întocmirea instrumentelor de evidență digitală.